大型商务会议策划六要素

       大型会议策划主要包括以下具体项目，即会议目标策划，确定会议主题和议题，选择会议场地，明确会议嘉宾、主讲人、听众，编制会议日程，准备会议资料，进行会议宣传推广，最后还包括制订会议接待计划等.

　　从本质上来说，大型会议策划六要素：会议目标(why)—为什么开会，会议主题和议题(what)—开什么会，与会人员(who)一谁参与会议，会议时间(when)—什么时候开会，会议地点(where )—在什么地方开会，会议形式策划(how)—怎样开会。

　　一、会议目标策划(why )—为什么开会
　　企业举行会议就是为了达到某种目的或完成某个任务，会议目标策划解决了为什么开会这一个基本的问题.会议的目标是会议组织者的期望和会议所要完成的具体任务，因而会议目标制约着会议的议题和议程、决定会议的类型、引导会议的结果。

　　二、会议主题和议题策划(what )—开什么会
　　会议主题和议题策划是会议策划的一项重要内容。会议主题是围绕会议目标确定并贯穿一次会议中各项议题的主线，是会议的灵魂。会议议题则是紧扣主题付诸会议讨论或解决的具体问题。成功的主题内容和议题具有强大的号召力，在吸引社会关注、树立会议形象、实现会议目标、提高会议效率等方面都将起到不可忽视的作用。反之，主题和议题确定不当是导致会议失败最致命的原因之一.

　　1、会议议题策划的原则。
　　[1]时代性。会议的议题要有的放矢，紧扣某一领域的热点和难点问题，紧紧把握时代脉搏，不能远离现实.
　　[2]前瞻性。会议议题针对某一领域的发展现状和发展趋势要适度超前，对问题要看得更远、更深，能切实反映某一领域的发展动态，不能只局限于眼前情况。
　　[3]适度性。会议议题的数量要适度，避免因议题过多导致会议时间冗长、会议效率下降.
　　[4]主次性。要分清议题的主次轻重，明确中心议题或主要议题，以保证与会者把主要精力集中于最重要的问题上。
　　[5]充分性。议题准备一定要充分，在拟订议题的同时，还要提交相关的背景资料，以便讨论和决策时参考。
       [6]集中性。对内容相关的议题要适当集中或归并讨论，避免和减少重复讨论.

       2、会议议题策划的一般程序。
　　为了更好地确定议题，会议组织者可以征询相关机构、行业专家的意见，也可以针对与会者展开调查，让他有提出建议，在此基础上，会议组织者再综合各方面的意见，并结合会议的定位来确定会议的各项议题。

　　三、与会人员的确定(who)—谁参与会议
　　(1)目标与会人员的确定.
与会人员是会议活动的主体，选择合适的目标与会人员是会议成功的基本前提.
       (2)会议发言人的确定.
　　在会议上所作的报告、讲话、演说、辩论、质询、答辩、交谈、表态等属于发言的具体形式，发言人是会议的卖点之一，会议发言人的名声、地位、水平等对人们是否参加会议有着重要的影响。因此，会议组织者应对发言人精心策划，尽量邀请高层次的会议发言人到会。

　　四、会议时间策划(when) —什么时候开会
　　会议时间策划主要解决两个问题:什么时间召开会议和会议时间的长短。

　　(1)会议时间策划的原则.
　　[1]时机原则:选择成熟时机举行会议。会议的目的是为了解决问题，解决问题的时机成熟与否是决定会议能否成功的因素。所选时间富有意义，能烘托会议的主题，时机成熟的会议应及时召开。
　　[2]合理原则:符合人的生理和心理规律，劳逸结合，利于推动工作，如周一与周五这两天都紧贴每周例行的假日，与会者可能会受假日活动的影响，不容易集中注意力，因此不适合举行会议。
       [3]可操作性原则:根据行业特征或与会者的时间情况来恰当安排，尽量不要由于时间上安排不妥的问题而造成与会者的缺席.

　　(2)会议时间的长短。
　　会议时间的长短需要从以下两方面来考虑:
　　一是实际需要。会议时间的长短应根据会议的实际需要来确定，主要的考虑因素包括会议的各项议程是否能够完成，会议的发言是否充分，与会者能否充分表达意见，是否需要留出一定的机动时间，以应不测。
　　二是会议的成本和效率。会议的时间越短，成本越低，效率越高。考虑到与会者的生理特点，一般会期超过一天的会议，必然需要安排成几个小会，每个小会应该控制在一个小时以内，会议一旦超过了一个半小时，就会造成与会者的疲劳、精神不集中以及抱怨，效率就会降低。

　　五、会议地点策划(where )—在什么地方开会
　　会议地点的选择实际上包括两方面的含义:一是选择会议的举办地，即在哪个国家、地区及城市举行；二是选择会址，即会议举行的场所。最终，会议会具体落在某一个城市的某一个场所举行。

       六、会议形式策划(how)—怎样开会
　　会议是一种程式化的活动，各种形式的会议有自己的模式和程序.会议形式策划主要受到会议的目标和性质，与会人员的身份，会议现场、座位格局、会场装饰及技术手段等诸多因素的制约。
 

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