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年会活动策划前中后分别需要注意哪些?

2020-09-29 14:57会议策划 人已围观

简介公司年会是每年围绕企业和组织为总结一年的运营情况、鼓励团队士气、展望美好未来而策划实施的一种集会形式。一个成功的年会能够激扬士气,营造组织气氛、深化内部沟通、促进...

  公司年会是每年围绕企业和组织为总结一年的运营情况、鼓励团队士气、展望美好未来而策划实施的一种集会形式。一个成功的年会能够激扬士气,营造组织气氛、深化内部沟通、促进战略分享、增进目标认同。筹办年会总体上是分为三步“会前、会中和会后”,下面就和大家分享一下公司筹办年会的具体流程。

  一、会前

  1、方案策划

  (1)时间:年会前2-5个月(可根据各单位实际情况确定)。

  (2)要求:根据公司经营情况,确定年会内容(总结会/表彰/表演/聚餐),确定会议日程,确定年会地点等。

  (3)流程:起草年会方案——报审——发布年会召开通知。

  2、编制预算

  方案通过后编制年会预算表。预算内容主要包含:奖金(奖励、抽奖)、住宿费、餐费(含酒水)、车费、场地费(含点心、花卉、横幅、其他装饰等)、材料费(证书、牌匾等)。

  3、材料准备

  (1)会前两周完成证书、牌匾、横幅等制作;

  (2)会前两周完成奖品订购;

  (3)会前一周全部收齐,审核工作汇报PPT;

  (4)会前三天确定会议议程、晚会议程并打印;

  (5)会前两天准备会议签到本。

  4、费用申请

  申请颁奖奖金,及其他大额费用。

  5、人员统计(会前一周完成)

  (1)统计参会人员、参与抽奖人员名单;

  (2)统计并安排参会人员住宿。

  6、年会主持

  (1)会前两周确定会议、晚会主持人选;

  (2)要求晚会主持在开始前有不少于3次的排练。

  7、场地验收(会前两天验收场地,重点检查)

  (1)设备(网络、电脑、投影、话筒、灯光、音响调试等);

  (2)舞台装饰、会场桌椅摆放等。

  8、人员接待

  会前一天,专人负责接送参会人员,安排就餐等。

  9、其他

  (1)会前两天准备会场音乐;

  (2)会前一周收集表演音乐;

  (3)坐席安排;

  (4)其他活动安排。

  10、统筹协调

  年会筹备组长/副组长负责协调各项工作的开展,督促工作按计划进行。

  二、会中(注意:会中各项工作同时进行,不分先后)

  1、统筹协调

  年会筹备组长/副组长负责协调各项工作按计划进行,控制好会议、晚会时间。专人负责全程录影、录像。

  2、会议记录

  专人负责记录会议发言重点,记录会议纪要。

  3、技术支持

  电脑、音响、音乐操作及其他技术支持。

  4、后勤支持

  (1)茶水、点心及时供应;

  (2)麦克风传递;

  (3)灯光、场务(如表演期间负责通知表演人员、提醒发言人员控制发言时间等)控制;

  (4)奖金、奖品、奖牌等的管理、发放;

  (5)礼仪小姐随时候场;

  (6)保持现场清洁卫生;

  (7)保证就餐按时进行。

  三、会后

  1、安排返程

  安排其他单位人员返程事宜。

  2、场地清洁

  清洁会议场地等。

  3、资料收集

  (1)录像剪辑、相片汇总成册;

  (2)整理会议纪要;

  (3)编制跟踪表,跟踪年会提出的项目。

  4、费用结算

  年会费用汇总结算。

  5、后续宣传

  通过各种媒介(公告栏、网站、内刊等)宣传年会相关报道。

  6、会后总结

  及时召开总结会,总结年会筹办过程中的优点与不足,作为今后年会筹办的借鉴。

  整个年会筹办流程中,重中之重是做好会前工作,会中落实、协调,会后及时总结。为了明确责任到人,保证年会各项工作按计划进行,建议制作一份详细的节点控制表。


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