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活动策划在初级阶段如何进行规划及预算

2020-12-31 16:58会议策划 人已围观

简介对于 活动策划 而言—不论是会议、公司活动、筹款晚会、大会、会展、会奖,还是其他特殊活动一一人们一直将其比作拍电影。而事实上进行一场活动策划更像是舞台剧的现场演出,...

对于活动策划而言—不论是会议、公司活动、筹款晚会、大会、会展、会奖,还是其他特殊活动一一人们一直将其比作拍电影。而事实上进行一场活动策划更像是舞台剧的现场演出,是不设安全网的高空钢丝表演。活动一旦准备就绪马上要开始的时候,就没有什么回头路可以走了。一切都必须一次性完成,并没有什么彩排。也不可能喊“停”之后重拍。电影脚本能让人对故事情节未卜先知,而筹办活动则根本无法预知顾客与供应商之间的互动与反应。但是策划、未雨绸缪能让我们防患于未然。牢记墨菲定律:有可能出错的事情,就百分之百的会出错。

今年某上海年会策划公司有一次活动策划非常失败,因为在某私人泳池举办的这一活动需要使用音乐喷泉,而当安装人员在活动前几天进行喷泉的照明以及音乐播放设备的大规模安装时,却突然发现游泳池在几个月前就已经注满了水,而活动策划公司并没有接到通知。策划公司及其供应商没有在签订合同之后进行活动前的核查,也没有在和场地业主的合同以及活动场所的功能列表上针对泳池的要求列出任何条款。最后活动策划公司只好自掏腰包,扩大装潢规模并增加烟火表演,以期这一新幻的风格能令客户满意。然而客户根本不需要这蛇足之举,因为他们期待已久的一场特别活动几天后就将举行,而这无形中给即将到来的活动增加了压力。

尽管你并不是在执导一部奥斯卡获奖影片,但要明白你的作品可能会成为某人一生的回忆。正如电影制作有详细的脚本,任何一场的活动,不论人数为50还是2000,其策划与预算都应该做到事无巨细、悉究本末。不同活动的预算可能会花费几万到几十万不等,而今天花费几百万也不过是家常便饭。如果活动举办的当天一帆风顺,并且宾主尽欢,同时又能达到超常效果,那么活动策划方可算是做的很成功了。

不论是举办活动还是参加活动,都要在开始进行活动策划之前确定活动目的,即明确活动目标。任何活动都可能有主要目标和次要目标。本章将在稍后部分对活动目标进行详细论述。了解活动之所以举办的原因有助于你(和客户)制定出公司目标或客户目标,即有形收益(短期收益)和无形收益(长期收益),以便于选择出适于实现这些目标的活动的恰当类型。以商贸会为例,与会公司可以作为参展方,派出代表全权处理活动期间的一切工作;也可以作为参观者,在研讨会上出席;或者作为举办方,为所选出的参会人员举办盛大的告别活动、招待活动或晚会。每一活动方案都会因其付出的财力、精力和时间的不同而为公司带来不同的收益。为了满足公司目标,必须找到一种活动,既能物超所值、又能卓有成效。《企业活动与商务娱乐决策指南》一书深入细致地列出了活动的主要类型,以及各种活动所能达成的公司目标以及活动目标。

 

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