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企业新品发布会策划-深圳大型会议活动策划

2021-04-09 15:11会议管理 人已围观

简介 筹备一场新品发布会,要做的预备工作很多,其中最重要的是,要做好时机的选择、职员的安排、记者的邀请、会场的布置和材料预备等。...

企业新品发布会策划-深圳大型会议活动策划
        筹备一场新品发布会,要做的预备工作很多,其中最重要的是,要做好时机的选择、职员的安排、记者的邀请、会场的布置和材料预备等。

        一、发布会会前准备
        1、时机的选择
新品发布会要选择恰当的召开时机:要避开节日与假日,避开本地的重大活动,避开其他单位的发布会,还要避开与新闻界的宣传报道重点相左或撞车。恰当的时机选择是企业新品发布会取得成功的保障。

        2、职员的安排
        企业新品发布会的职员安排关键是要选好主持人和发言人。
        发布会的主持人应由主办单位的公关部长、办公室主任或秘书长担任。其基本条件是:仪表堂堂,年富力强,见多识广,反应灵活,语言流畅,幽默风趣,善于把握大局,引导提问和控制会场,具有丰富的主持会议的经验。
        新闻发言人由本单位的主要负责人担任,除了在社会上口碑较好、与新闻界关系为融洽之外,对其基本要求是修养良好、学识渊博、思维灵敏、能言善辩、彬彬有礼。
        新品发布会还要精选一批负责会议现场工作的礼节接待职员,一般由相貌端正、工作认真负责、善于交际应酬的年轻女性担任。(注:所有出席的职员均需在会上佩戴事先统一制作的胸卡,胸卡上面要写清姓名、单位、部分与职务。)

        3、嘉宾的邀请
        对出席新品发布会的嘉宾要事先确定其范围,具体应视主题涉及范围或事件发生的地点而定。一般情况下,与会者应是与特定事件相关的人士
        另外,确定邀请的嘉宾后,请柬最好要提前一星期发出,会前还应用电话提醒。

        4、会场的布置
        新品发布会会场一般推荐:星级酒店、度假山庄、商业大厦等,新品发布会现场应交通便利、条件舒适、大小合适。会议的桌子最好不用长方形的,要用圆形的,大家围成一个圆圈,显得气氛和谐,主宾同等,当然这只适用于小型会议。大型会议应设主席台席位、来宾席位等。

        5、材料的预备
        在举行新品发布会之前,主办单位要事先预备好如下材料:
        一是发言提纲。它是发言人在发布会上进行正式发言时的发言提要,它要紧扣主题,体现全面、正确、生动、真实的原则。
        二是题目提纲。为了使发言人在现场正式回答提问时表现自如,可以对被问的主要题目进行猜测的基础上,形成问答提纲及相应答案,供发言人参考。
        三是资料提纲。事先必须精心预备一份有关数据、图片、资料为主的资料提纲,并认真打印出来,在新品发布会上提供给来宾。
        四是形象化视听材料。这些材料供与会者利用,可增强发布会的效果。它包括:图表、照片、实物、模型、录音、录像、影片、幻灯片、光碟等。
 
        二、进行过程中的礼节
        1、搞好会议签到
        要搞好新品发布会的签到工作,让来宾在事先预备好的签到簿上签下自己的姓名、单位、联系方式等内容。来宾签到后按事先的安排把与会者引到会场就座。

        2、严格遵守程序
        要严格遵守会议程序,主持人要充分发挥主持者和组织者的作用,公布会议的主要内容、提问范围以及会议进行的时间,一般不要超过两小时。主持人、发言人讲话时间不宜过长,过长了则影响来宾提问。对来宾所提的题目应逐一予以回答,不可与来宾发生冲突。会议主持人要始终把握会议主题,维护好会场秩序。

        3、留意相互配合
        在新品发布会上,主持人和发言人要相互配合。为此首先要明确分工,各司其职,不答应越俎代庖。在发布会进行期间,主持人和发言人通常要保持一致的口径,不得公然顶牛、相互拆台。

        4、态度真诚、主动
        发布会自始至终都要留意对待来宾的态度,因为接待来宾的质量如何,直接关系到新品发布会的成败。
 
        三、新品发布会的善后事宜
        发布会举行完毕后,主办单位应在一定的时间内,对其进行一次认真的评估善后工作,主要包括:
        1、整理会议资料
        整理会议资料有助于全面评估发布会会议效果,为今后举行类似会议提供借鉴。发布会后要尽快整理出会议记录材料,对发布会的组织、布置、主持和回答题目等方面的工作进行回顾和总结,从中汲取经验,找出不足。

        2、收集各方反映
        首先要收集与会者对会议的总体反映,检查在接待、安排、服务等方面的工作是否有欠妥之处,以便今后改进。

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