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会议策划的基本流程及技巧

2020-09-14 15:53会议常识 人已围观

简介从具体的工作流程上来说,主要包括以下具体项目,即会议目标策划,确定会议主题和议题,选择会议场地,明确会议嘉宾、主讲人、听众,编制会议日程,准备会议资料,进行会议宣...

从具体的工作流程上来说,主要包括以下具体项目,即会议目标策划,确定会议主题和议题,选择会议场地,明确会议嘉宾、主讲人、听众,编制会议日程,准备会议资料,进行会议宣传推广,最后还包括制订会议接待计划,即计划等.

从本质上来说,会议策划是具体回答以下六大要素问题,即会议目标(why)—为什么开会,会议主题和议题(what)—开什么会,与会人员(who)一谁参与会议,会议时间(when)—什么时候开会,会议地点(where )—在什么地方开会,会议形式。

(how)—怎样开会.

1)会议目标策划(why )—为什么开会

人门举行会议就是为了达到某种目的或完成某个任务,会议目标策划解决了为什么开会这一儡基本的问题.会议的目标是会议组织者的期望和会议所要完成的具体任务,因而会议目标制约着会议的议题和议程、决定会议的类型、引导会议的结果。

2)会议主题和议题策划(what )—开什么会

会议主题和议题策划是会议策划的一项重要内容。会议主题是围绕会议目标确定并贯穿一次会议中各项议题的主线,是会议的灵魂.会议议题则是紧扣主题付诸会议讨论或解决的具体问题。成功的和议题具有强大的号召力,在吸引社会关注、树立会议形象、实现会议目标、提高会议效率等方面都将起到不可忽视的作用.反之,主题和议题确定不当是导致会议失败最致命的原因之一.

(1)会议议题策划的原则。

[1]时代性.会议的议题要有的放矢,紧扣某一领域的热点和难点问题,紧紧把握时代脉搏,不能远离现实.

[2]前瞻性.会议议题针对某一领域的发展现状和发展趋势要适度超前,对问题要看得更远、更深,能切实反映某一领域的发展动态,不能只局限于眼前情况。

[3]适度性.会议议题的数量要适度,避免因议题过多导致会议时间冗长、会议效率下降.

[4]主次性.要分清议题的主次轻重,明确中心议题或主要议题,以保证与会者把主要精力集中于最重要的问题上。

[5]充分性.议题准备一定要充分,在拟订议题的同时,还要提交相关的背景资料,以便讨论和决策时参考。

[6]集中性。对内容相关的议题要适当集中或归并讨论,避免和减少重复讨论.(2)会议议题策划的一般程序.

为了更好地确定议题,会议组织者可以征询相关机构、行业专家的意见,也可以针对与会者展开调查,让他有提出建议,在此基础上,会议组织者再综合各方面的意见,并结合会议的定位来确定会议的各项议题。

3)与会人员的确定(who)—谁参与会议

(1)目标与会人员的确定.

与会人员是会议活动的主体,选择合适的目标与会人员是会议成功的基本前提.在确定与会人员时要遵循以下原则(见表3-2):

 

(2)会议发言人的确定.

在会议上所作的报告、讲话、演说、辩论、质询、答辩、交谈、表态等属于发言的具体形式,发言人是会议的卖点之一会议发言人的名声、地位、水平等对人们是否参加会议有着重要的影响.因此,会议组织者应对发言人精心策划,尽量邀请高层次的会议发言人到会.会议发言人的确定需要掌握以下几点策划技巧(见表3-3):

 

4)会议时间策划(when)一一召十么时候开会

会议时间策划主要解决两个问题:什么时间召开会议二会议时间的长短。

(1)会议时间策划的原则.

[1]时机原则:选择成熟时机举行会议.会议的目的是为了解决问题,解决问题的时机成熟与否是决定会议能否成功的因素.所选时间富有意义,能烘托会议的主题,时机成熟的会议应及时召开.

[2]合理原则:符合人的生理和心理规律,劳逸结合,利于推动工作,如周一与周五这两天都紧贴每周例行的假日,与会者可能会受假日活动的影响,不容易集中注意力,因此不适合举行会议二另外上午8:3。一10:30,下午3:。0-5:00是会议最可能取得高效率的时间段,午饭以后的时间是任何人都容易懈怠的时间段。

[3]可操作性原则:根据行业特征或与会者的时间情况来恰当安排,尽量不要由于时间上安排不妥的问题而造成与会者的缺席.例如,每年的旅游交易会多安排在旅游的淡季举行.有重要领导参加的会议,需要特别注意协调领导人之间参加会议的时间,以免相互冲突.

(2)会议时间的长短.

会议时间的长短需要从以下两方面来考虑:

一是实际需要.会议时间的长短应根据会议的实际需要来确定,主要的考虑因素包括会议的各项议程是否能够完成二会议的发言是否充分,与会者能否充分表达意见二是否需要留出一定的机动时间,以应不测。

通常,会期在一天以上(含一天)的会议都包括很多仪式和社交活动,所以在会议长度上要给予较宽裕的时间安排.对会议具体长度的安排,要根据会议上所需议程和仪式等各项内容的多少来确定.

二是会议的成本和效率。会议的时间越短,成本越低,效率越高。考虑到与会者的生理特点,一般会期超过一天的会议,必然需要安排成几个小会,每个小会应该控制在一个小时以内,会议一旦超过了一个半小时,就会造成与会者的疲劳、精神不集中以及抱怨,效率就会降低。

5)会议地点策划(where )—在什么地方开会

会议地点的选择实际上包括两方面的含义:一是选择会议的举办地,即在哪个国家、地区及城市举行;二是选择会址,即会议举行的场所。最终,会议会具体落在某一个城市的某一个场所举行。会议地点的策划是一个‘系统工程,需要综合考虑方方面面的因素.会议地点的选择因素基本有:

(1)声誉和环境.

会议地点的选择往往超越了会议本身的意义,且具有浓厚的政治和经济色彩,会议策划者非常关注举办地的声誉如何,以及是否能够产生良好的政治影响和经济效果,理想的举办地能提高会议的地位和威望。另外,举办地气候是否理想、举办地周边环境是否有吸引力,会场的空气质量和噪音大小如何,能否创造合适的气氛和环境、突出会议的主题、营造良好的会议气氛,会议地点过去的工作是否令人满意,会议主办者、与会者或者其他人以前是否在这个场所举办或参加过会议,似门对其的评价如何等也是选择会议地点需要考虑的因素.举办地营销活动的效率,也会影响到会议地点的确定.

(2)接待能力.

举行大型会议就必须考察会议举办地是否具有会议所必需的场馆,以及住宿、餐饮、交通等基础设施的接待条件。

住宿设施接纳能力:可提供的客房数量有多少,是否使用一个以上的酒店,设施的配备是否齐全等.

交通位置和基础设施:举办地交通是否便利二是否拥有国际机场和足够的国际航线,或者有较重要的铁路和高速公路经过;总体可进出性如何二会场与交通集散地、与会者下榻的酒店、会议期间观光考察地点的距离及往来便利程度,主会场与分会场的距离等二当地基础设施是否适用,标准如何;设施的配备是否需要时就可以使用等.

会议举办城市应当有较平整宽敞的道路和较通畅的交通状况,还应有足够数量和较高质量的交通工具,如较高档次的出租车、公交车等,以方便与会者进入和离开会议场所和住宿宾馆.会议组织者也可以租用车辆或委托旅行社安排交通工具,以在集体活动中统一运送与会者。

(3)服务.

对服务标准的感受如何;工作人员是否经过专业指导,是否着装得体、服务周到,服务效率如何;会议场所可以提供哪些娱乐活动,附近是否有商店、美容院和理发店;是否为会议代表提供来往交通服务二主办组织和社团甚至当地居民欢迎访问者时的好客态库吵口何等.

(4)花费。

会议地点住宿的价格是否合适,所需会议空间的价格如何,会议地点举办会议是盈利还是亏损,会议场所的价格和收费方式如何,是否提供免费使用的时间段,是否有淡季折扣,是否需要缴纳押金,是否要求保险,是否对某些设施进行待别收费等。

(5)安全相其1也标准。

是否会发生罢工、自然灾害、联合抵制和其他敌对到牛,是否设置了火灾警报系礴口消防设施,是否有安全出口,是否标明了撤离程序,是否配备了保险箱,是否有常驻医生,距离最近的急救中心有多远,保安水平如何等.

6)会议形式策划(how)—怎样开会

会议是一种程式化的活动,各种形式的会议有自己的模式和程序.会议形式策划主要受到会议的目标和性质,与会人员的身份,会议现场、座位格局、会场装饰及技术手段等诸多因素的制约。

 

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