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会议流程策划_新闻发布会流程

2020-09-21 10:52会议常识 人已围观

简介 新闻发布会议包括记者招待会、新闻发布会、酒会等多种形式。一般来说,酒会更自由、随意一些,非正式一些,气氛也相对轻松一些,它可以单独召开,也可以附属于其它形式,比如...

                       会议流程策划_新闻发布会流程

       新闻发布会议包括记者招待会、新闻发布会、酒会等多种形式。一般来说,酒会更自由、随意一些,非正式一些,气氛也相对轻松一些,它可以单独召开,也可以附属于其它形式,比如,有的在招待会后举行酒会或茶会。记者招待会一般是专题性的,以“答记者问”为主要特色。另外,新闻发布会由公关负责人执行即可,而记者招待会一般有更高层次官员出席。在这些形式中,最为常见的是新闻发布会。

       新闻发布会如何着手组织?有哪些步骤,注意哪些要点?
       新闻发布会涉及到的事情大同小异,一般来说,包括这几大部分:
       1、活动策划与主题确定   
       2、节目策划与议程安排   
       3、资料准备   
      4、与会人员邀请、沟通与确定   
      5、时间、场地落实与场景布置   
      6、产品展示、演示与信息发布   
      7、现场气氛控制   
     
       今天,我们来讨论怎么样把新闻发布会一步一步把它做好。   
       一、 清楚此次发布会所要达成的目标,发布会的类型,以确定其规格、方向和基本风格。
       新闻发布会主要目的是通过新闻媒体向公众传达企业新产品信息,传达企业技术领先的形象,以及提升的品牌形象。发布会的类型属于信息发布,规格应当较高。因为是企业的信息发布,因此,不同于政治性强的会议,基本风格不应太严肃,正式规范中有活泼。   

       二、 成立筹委会,组织相关的人员,确定组织、人员保障。
       一个发布会牵涉到方方面面,各项工作相互链接,相互联系,彼此交叉,必须统筹安排,多管齐下,同时进行,仅凭一己之力,殊难完成。组织、沟通和协调非常重要。   
       新闻发布会主要的工作可以分为几大块:活动策划与资料准备、官员专家邀请与沟通、新闻媒体的邀请与沟通、经销商的邀请与沟通、产品讲解与展示、后勤与会务、现场布置等,建立组织应该按照事情而定。   
       建立组织的原则:
       一是“专业原则”,专业的人做专业的事,知人善任。其中,专家、官员沟通一般要公关负责人、企业高层出面,不另设组。新闻界的沟通与资料的准备都是公关部门人员的专业特长,故新闻界的沟通也不另设组;
       二是“平衡原则”,因事设组,每个组的工作量相对平衡;
       三是“分工原则”,分工应该明确,职责分明,以防止互相推委的现象,另外,隶属分工和横向协作都要明确;
       四是“扁平原则”,一般在大型的活动中有多层次的“金字塔”结构,但在中型的活动中,不宜层级大多,以保证灵活机动,人员不要太多,精干、高效为要;五是“制度原则”,尽管是临时性组织,但一旦加入组织机构,人员就应受规章制度的约束。   

       以下是建立机构的一种办法:
       一个发布会牵涉到各个部门,一般来说,公司高层及分管副总会在筹委会中担任一定的职务。公司高层,甚至于最高领导人会有些讲话和表态。在整个活动中,相关部门人员的工作可能在时间上会与其日常工作相冲突,赢得各个部门的理解和支持很重要。
       筹办新闻发布会,牵扯的精力和时间比较多,有条件的企业可以请专业的公关公司代理。   

       三、 确定时间、流程与目标管理,并做好反馈、调整。   
       时间的控制,一般以时间进度表(倒计时)的方式来表现。注意在安排的时间上要合理,同时要留有余地,一般来说,前面的时间、进度要安排得紧凑一些,保证后面有时间来调整,调配,完善。   
       流程管理是指在活动中,整个活动是一个系统工程,各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理。比如在该活动中,主题内容、意义确定才能确定议程、规格,规模、规格确定才能确定人数,人数确定才能落实场地,场地落实才能现场布置等等。流程管理使总协调人对于整个活动的各个部分有着清晰的认识,便于找出工作的关键点、重点、难点,一般以程序框图表现。   

       四、 活动策划、确定活动主题。   
       活动策划主要包括如下内容: 

       1、会议议程策划安排   
       大多数发布会整个过程就是讲话,念稿件,例行演示。实际上,尽管发布会是一个正式的会议,但可以做得更活跃一些,尤其是会议的开幕。   
在会议议程安排时,注意紧凑、连贯,从实践来看,一般控制在一到两个小时为宜。特别是发言的时间,演讲稿件字数应该控制在把问题讲清楚的长度,不宜太长,也不宜太短,实践中,15分钟到20分钟之间比较合适。   

        2、主题策划   发布会的主题,可以有多种取法,常见的是在主题中直接出现“XXX发布会”字样,也有的有一个大的主题,下面为正题,也有两者的结合。   
 主题将出现在现场的背景板中,传播媒体也将高频率地提到,因此应以简洁、上口为要,字数一般不宜太多。   
另外,按照国家新闻出版有关部门的规定,凡是主题中有“新闻”字样的发布会,须经国家新闻出版部门的审批。一般来说,实践中,很多企业略去“新闻”字样,采用其它称法。

       五、 确定参会人员。   
       确定参会人员是一项很重要的工作,也是一个变化较多的因素,而它的变化将影响到整个发布会的规格与规模,进而影响发布会的各个因素。如重要人物的出席和缺席可能影响规格,或者方便起见,会议地点或会议的一部分内容改为机场、贵宾室进行,或者时间调整等。因此,这是总协调工作控制的“关键点”,宜重点来抓。   
       参会人员的选择上,服务发布内容需要的原则,选择相关性强的人员参加。一般来说,官员都选择讲话较有份量的人物,而专家则是在该领域有建树或名气大的人。   
新闻记者则是发布会的重头,一般来说,先造一份拟邀请的名单,提前一周时间发出邀请函,然后电话落实。时间较突然的新闻事件可以采用电话和传真的方式。落实好后做好分类的统计工作。   
 
        六、 拟定活动策划案和具体操作方案。 
        活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本,供策划活动用。一般来说,会议核心成员才提供。 具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关公司,指导整个活动的具体操作,一般比较详细,具体到每一个人每一步,甚至具体到胸卡的内容,时间上具体到分钟。一般会议人员人手一份。   

       七、 新闻通稿及相关资料准备
       提供给媒体的资料,一般以广告手提袋或文件袋的形式,整理妥当,按顺序摆放,再在新闻发布会前发放给新闻媒体,顺序依次为:   
       1、 会议议程   
       2、 新闻通稿  
       3、 演讲发言稿   
       4、 公司宣传册   
       5、 有关图片   
       6、 纪念品(或纪念品领用券)   
       7、 企业新闻负责人名片(新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络)   
       
       新闻通稿包括如下:   
       1、 消息稿。字数较短,一般在1000字以内,发布起来快,有的媒体在发布会结束不到一小时就已经出版。有人喻之为“短枪”。   
       2、 通讯稿。篇幅较长,内容充实,一般是深度分析,重点报道。消息不能讲清楚的背景等问题可以进行详细阐述。
       消息一般是一篇即可,通讯稿则可以从不同角度提供多篇,也可以以答记者问的形式表现。有人喻之为“长矛”。   
       3、 背景材料。   
       4、 图片资料。
       以上资料一般以书面形式提供,也可以另外附电脑光盘、软盘的形式。   
       5、 重要发言。对新闻记者有用的发言稿。比如,企业最高负责人的发言,技术、营销分管领导的发言等,有些有新闻价值的代表的发言也可以列入新闻记者的资料中,但是以对记者报道有益为标准。   
       6、 公司宣传册。   
       7、 参会重要人物、知名人士材料。 

       八、 时间选择与场地落实、现场布置。   
       时间选择在新闻策划中是一种艺术,发布时机选择不同,效果迥异。   
       企业发布会有时要避开重大的事件、会议,如“两会期间”版面较紧张,记者也大多有安排,时间上不能保证。有时则要趋近于某些时机,比如相关性大的时候,起到借势的效果。   
       另外,在时间上,一般选择人们容易记起的日子,如节日,一月之月初、月末,也要避开一些禁忌日。如果是星期六、星期天或其他节假日,可以考虑在下午进行。   

       场地的选择上,一般综合考虑以下几点:   
       一是品位与风格。   
       场地可以选择户外,也可以选择在室内,但以室内为常见。因为各方面的配套好一些。   酒店有不同的星级,从此次发布会来看,选择五星级或四星级是可以的。 酒店也有不同的风格,不同的定位,选择酒店的风格要注意与发布会的内容相统一。   
       二是实用性与经济性。   
会议厅容纳人数?主席台的大小?投影设备、电源?布景、胸部麦克风、远程麦克风?相关服务如何?住宿、酒品、食物、饮料的提供?价钱是否合理?有没有空间的浪费?等等,这些都要考虑。   
       三是方便性。   
       离主要媒体、重要人物的远近,交通是否便利,泊车是否方便?  
 
       现场布置,含以下几项主要内容:   
       1、背景布置。主题背景板,内容含主题、会议日期,有的会写上召开城市,颜色、字体注意美观大方,颜色可以企业VI为基准。   
       2、 酒店外围布置,如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等,各个酒店有所不同,有的允许,有的不允许。   
       3、 席位摆放。摆放方式:发布会一般是主席台加下面的课桌式摆放,有的非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式。注意确定主席台人员。不过,现在很多会议采用主席台只有主持人位和发言席,贵宾坐于下面的第一排的方式。   
       摆放原则:“职位高者靠前靠中,自己人靠边靠后”。  注意席位的预留,一般在后面会准备一些无桌子的坐席。  
       4、 相关设备在发布会前要反复调试,保证不出故障。   
       5、 签到与迎接:一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌,一般酒店有这项服务。事先可请好礼仪小姐迎宾。   
       一般会议会要求与会者留下名片,准备好“请赐名片”盒。   

       九、 现场控制。   
       现场控制是体现总协调人应变能力的一环,事实上,一个好的协调人会将工作做在前面:首先是预防变数的发生。比如平时做一些培训,事前做一些排练。从实践来看,现场的突变往往是因为沟通不畅,考虑不周,以及礼节上的巯忽。应该重点重视这些方面;其次,要在事前准备好备选方案;再次,注意积累现场的灵活应变的处理技巧。      
       在气氛的控制上,总协调人处于一个平衡的“重心”上,气氛轻松活泼,与会者的心情也会舒畅。另外一个重要因素是主持人,如果是自己主持则会好一些,但往往是分身乏术,因此在发布会中,需要提前安排好一些事情,事先要与主持充分沟通,让他(她)对整个会议的风格有个大致的了解与把握。   
       在产品的演示讲解过程中,可以用一些现代科技手段,结合做好的示意图、三维图形、录相、幻灯片等,以助与会者的理解。   
答记者问上,一般来说,由一位主答人负责回答,必要时,如涉及到专业性强的问题,由他人辅助。   
       在国内,大多数记者不会提恶意刁难的问题,有时连善意刁难的问题都少涉及到,往往觉得太不精彩。事实上,提问能够反映记者对会议内容理解、把握的广度和深度,是记者站在大众的立场提出争议点、重点、难点和大众关心的“点”,更有助于传播。   
       发布会前一般会准备记者答问备忘提纲,并在事先取得一致意见,尤其是主答和辅助答问者要取得共识。   
       在发布会的过程中,对于记者的提问应该认真作答,对于无关或过长的提问则可以委婉礼貌地制止,对于涉及到企业秘密的问题,有的可以直接、礼貌地告诉它是企业机密,一般来说,记者也可以理解,有的则可以委婉作答。不宜采取“无可奉告”的方式。对于复杂而需要大量的解释的问题,可以先简单答出要点,邀请其在会后探讨。   
      整个会议应有正式的结尾。结束之后,则应该有午间酒会或自助宴会等,在会议结束时,由主持人通知时间与地点。
      发布会后,宴会前,一般在贵宾室安排更深入的采访。   值得说明的是,新闻发布会千头万绪,方法也尽有不同,尚有诸多细节不能在此反映,这只是方法的一种,更多的还待读者在实践中体会。


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