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如何举办大型企业年会?

2020-09-21 11:27会议常识 人已围观

简介如何成功举办大型企业年会?...

                       如何举办大型企业年会?
      一、年会策划
      1、需求调研
      老板的需求很关键哦。首先,策划团队要先与老板沟通,询问他想要什么样的形式,预算是多少。在这个基调上才能接着往下开展策划工作。
      有的公司还会采用问卷来征集员工意见。但这么做可能会收集到各种“天马行空”或者“过于高大上”的想法,一方面对策划执行帮助不大,另一方面也难以满足,最终产生落差感。所以有时候,策划工作要适当取舍哦!
      2、确认方案
      需求调研后,策划得结合意见以及预算,尽快确定下年会的策划方案。
      年会的策划方案一般包含了这些元素:
      基本信息(日期、场地、参与人员等);
      年会内容(节目、游戏、互动、抽奖,以及其他一些老板想通过年会来传递的信息);
      预算分配(场地、餐饮、礼品、交通、住宿等);
      工作分类(活动文案、会场布置、年会节目、礼仪迎宾、后勤)等。
      3、制定执行计划并推进
      年会筹备的时间长、工作量大且琐碎,如果没有一份切实有效的流程计划表,很有可能会导致年会日期到了,年会筹备却还没完全到位的局面。将年会事项分割成细块,利用倒推法来确定每个细块事项执行的时间计划表。将执行的重点日期标红,就可以梳理出一个非常清晰的年会流程执行计划表了!

      二、推进落地
      A、预订场地
      千人左右的公司规模,可以选择酒店或者旅游会议。不过选择场地的话,一定要注意提早预订!因为场地真的太重要了,年底又正是抢场地的时候,很多好的场地不好预订。有了场地,方案和具体预算的分配,可以配合场地来做或者调整。
      B、人的调动
      不管举办多大的活动,都需要调动人员!尤其是策划人手有限,所以最好能调动公司人员一起来完成年会的筹备。人员的调动越早越好,这样可以给后期活动执行预留出足够的时间。
      C、活动的安排
      活动的安排同样可以细分成活动流程、亮点环节、活动餐饮、现场布置几方面:
      1、活动流程
      活动当天的流程绝对是重中之重,是整场年会筹备工作的直接展示,关系到了年会的成败问题。
       2、设立亮点环节
       亮眼环节可以是有趣的老板节目、奖品诱人的抽奖活动,或者好玩的热场小游戏!这些设置,可以让整个年会更有趣,完成度更高。设计这些环节的时候,一定要多与人沟通,听听他人的意见,确保是切实亮眼的设计,不然反而会拖了年会的后腿。
       3、现场布置
       活动现场的布置可以分为两块,一块是需要提前布置完毕的,另一块是等活动当天布置的。比如签名板这种大型物品就可以提前去布置。气球拱门等耗时耗力的装饰品最好也要提前弄好。而易拉宝、茶歇等易调动的小物品最好等活动当天布置,避免丢失~
       4、解决餐饮
       年会的餐饮也是头等大事一件!场地选择在酒店的话,可以让酒店帮忙解决餐饮。除此之外,还可以选择找餐饮供应商来解决问题,餐饮关系到员工健康,更要重视供应商考察。
       5、交通住宿
       如果是全体员工开旅游年会,一开又是两三天,那么还要考虑交通和住宿的问题。交通的话可以请策划的供应商帮忙解决,集体行动住宿,要注意每间房人数安排的合理性。太挤会让员工产生排斥感,太空也不利于活动预算把控。一般一间房安排2-4人为宜。
        6、活动宣传
       (1、前期宣传:年会前期可以选择进行多次不同内容的剧透宣传,一方面保持了信息互动,有利于员工了解年会活动,产生参与感,另一方面也能增强他们对活动的期待感和热情。
       (2、后期宣传:对整场年会做回顾,可以盘点年会现场的经典瞬间,也可以发一些活动花絮。通过情感调动起员工的凝聚力。
       (3、收集反馈:还可以通过问卷调查等形式,收集员工关于整场年会的意见并展示,让员工了解策划工作还有哪些方面可供改进。

       三、注意事项
       除了以上说到的,还有一些注意事项,也值得看一看。
       1、电子设备做好备份。年会现场的PPT要事先复制到另一台电脑上,避免电脑临时罢工。
       2、年会节目和参演人员发生变化,要事先通知并安排,留出时间调整。避免年会当天节目出纰漏。
       3、整个年会的文档清单,除了相关负责人要有以外,年会总负责人都要有备份。
       4、年会结束后,要记得检查现场,现场有遗落的物品,要记得保管并联系到个人。
       5、如果年会需要用到供应商,一定要再三确认供应商的品质。
 


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Tags: 年会策划  企业年会  大型企业年会 

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