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专业会议策划之峰会策划与执行

2021-01-14 16:42会议常识 人已围观

简介 会议活动种类多样,行业峰会是其中一类,相信也是执行难度最大的一类,主办方机构性质也会对其策划的流程有很重大的影响。...

 专业会议策划之峰会策划与执行
        会议活动种类多样,行业峰会是其中一类,相信也是执行难度最大的一类,主办方机构性质也会对其策划的流程有很重大的影响。
        对于行业峰会,收费还是免费、主办方的背景,以及举办峰会的目的是什么。因为,这会直接影响到嘉宾邀请、与会人员落实这块投入的时间和精力。
        一、峰会策划思路和流程
        首先,出发点和使命(价值观)决定路径与最终结果。
        其次,回忆的准备工作是一项系统的工程,需要各环节的密切配合。
        二、峰会策划与执行
        1、策划包装:
        策划的重点是议题建设与嘉宾的邀请,有规模的峰会其实各行各业里都有很多,为什么很多业内人还是不屑于参与呢?因为,仅有光鲜的外表,但缺乏内涵。我们要明白客户最根本的诉求。客户参与行业峰会,诉求无非2点:社交+学习。
        在这里,策划的要求就是“要比行业的人更看得清未来的方向”,这意味着策划要在众多企业与嘉宾中“选择对”方向,当然,我们不必强求100%的对,也永远不可能,但策划始终要有自己的见解和态度,不必满足所有人的诉求。
        策划在这块工作流程大致是:
        调研行业热点话题
        洞察行业趋势
        搜集潜在的嘉宾信息
        联系嘉宾
        Pitch嘉宾
        沟通话题
        跟踪行程
        现场嘉宾服务
        会后服务与会后总结
        二、峰会营销:
        关于峰会“产品”的定义,大部分的人可能会理解为“演讲内容+演讲嘉宾”,品牌方的参与决定了一个产品真正影响的群体,并且也决定了“非品牌方”参与的积极性,也是非品牌方愿意赞助一个产品的最根本的因素,因为没有人愿意赞助一个全部都是自己竞争对手峰会,或者都是供应商参与的行业峰会。
        那么,基于以上,营销的工作职责和流程大致是:
        收集品牌方全球、国内百强客户信息
        电话、邮件、微信等各种方式邀请客户参加峰会
        Pitch嘉宾参会
        赞助商邀请(注意,强烈建议在邀请品牌方之后执行)
        售后跟进
        现场服务
        三、媒体公关:
        如果企业在发展阶段,确实作用并不明确,因为,没有成熟产品出来、没有用户、没有公关,谈不上营销。但是与媒体合作部的作用在于长期的影响力,对于项目的培育而言,是非常值得的投入。
        而与媒体联动的作用是非常潜移默化,基本上短期内看不出效果。但媒体的价值在于帮助企业把演讲的内容转化成文字、视频、图片传播出去,让价值得以流传,影响到成千上万个人。一场大型企业峰会,它是有主流企业的高层参与,那么,大部分的分享是非常有价值、起到风向标作用的内容,也是对行业的人非常有吸引力的。
        四、后勤服务:
        后勤服务主要的职责是保障峰会能够顺利的举行,对现场嘉宾的体验负责。可以理解为策划的延伸,确保策划的项目能够最终落地。为确保有效的执行好峰会工作,我们也需要将工作分解为几个模块,并且,每个模块都应系统化、专业化的执行。下面是我们一些重点的举例:
        1. 客户信息管理:嘉宾信息登记、通知与签到;
        2. 供应商管理:负责供应商的洽谈,负责供应商的对接与管理。供应商主要包含:酒店、搭建、同传、录音、速记、摄影、印刷等。
        3. 物料管理:准备峰会相关物料,会前、会中、会后的物料管理;
        4. 赞助商服务:赞助商权益的跟踪与落实;
        5. 峰会现场管理与执行:组织布置峰会室,并确定各项设备、物料、人员的到位情况;
        6. 人员管理:合理的组织安排会场工作人员,对会场人员进行管理培训。
        五、物料设计:
        峰会现场的大部分物料是需要经过设计的。包括大会的背景版、签到台、播放的PPT背景、所有现场露出的物料。设计做得好,非常容易提升峰会的档次。目前大部分的行业峰会设计都非常粗糙,或者说是没有“设计感”,设计应兼顾实用、体验和美观,在原则上,实用>体验>美观。这样做的好处是,让设计融入为峰会的产品,并且有温度。


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