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大型会议如何让有效控制会议预算?

2021-01-19 15:17会议常识 人已围观

简介对于一个小的企业来说会议预算相对而言是较小的,也用不着特意去设计预算方案,但对已经常需要外出找会议场地,或是大的企业那就不同了,如果对于这个会议没有一定的预算,那...

大型会议如何让有效控制会议预算?
        对于一个小的企业来说会议预算相对而言是较小的,也用不着特意去设计预算方案,但对已经常需要外出找会议场地,或是大的企业那就不同了,如果对于这个会议没有一定的预算,那企业的财务可要大损一笔了,每个老板都不想看到自己的企业亏损的,就算不是很多;反过来也是,只要是赚了哪怕是一点点他也会开心的。所以对于这个会议预算你还是得好好的计划的,那么,会议预算怎么计划,怎么部署可以让你的企业省钱。
        一个设计合理的会议策划方案中必然包括完整的会议预算,便于对会议策划每个环节进行掌控。其实通常一般的会议预算应包括以下几个方面:
        一、交通费用 交通费用可以细分为:
        (1)、出发地至会务地点的交通费用——公司在某地举办会议,各地分公司与会者前往会议地点所需要的费用。
        (2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,也就是在会议目的地会议期间,从住宿地至会议召开地点的交通费用、以及会议召开地点到餐饮地点的交通。这些费用,可提前准备,与当地租车公司,会议期间出行全权交由他们负责。
        二、会议室/厅费用
        1、会议场费用——通常而言,包括会议设备费用、会议室租赁费用、以及会议室布置费用等其实一般会议场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等。但面对一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、视听设备、甚至需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。会议设备租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。另外会议材料准备,展板等需要一些印刷和运输费用。
        2、会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。
        三、住宿费用
        住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。
        四、餐饮费用 会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议行程需要及会议目的。一般也就是会议期间,三餐费用,那么三餐费用包含哪些?我们又需要注意什么呢?
        1、三餐费用,都可以采取自助餐形式。以围桌式就餐,能促进会务者友谊。休息期间,甚至可以通过小游戏来愉悦一下气氛。也能就会议期间,会议问题做个讨论。因为会务者比较多,除了会议召开期间,基本很少有机会聚齐。 早餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可。
        2、酒水及服务费,通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。
        3、会场茶歇,此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算。
会议预算是大家最不喜欢的话题,但也是最重要的一条。用最小的预算来满足客户最大的需求,是最理想的会议预算方案,也是会议主办方最乐意见到的。无论你是花费五千,还是五十万来办会,了解你想要达到什么效果以及办会的目的,将有助于制定切实可行的预算方案。

 

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Tags: 会议策划  会议预算 

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